Blog single

Hallgruppen - Overgang til nytt lønnssystem

Når Hallgruppen i starten av 2022 befant seg i en situasjon der lønnssystemet måtte byttes ut, møtte de på en utfordring som måtte løses raskt. 

- Vi brukte lønnssystemet Mamut, levert av Visma. Når vi fikk beskjed om at dette skulle legges ned, fikk vi anbefalt av Visma om å gå over til det nye digitale systemet; Visma Payroll, forteller Marianne Larsen, account manager i Hallgruppen.

 – Det er lett å undervurdere kompleksiteten i et slikt systembytte. En slik overgang er krevende, og vi ønsket å gjennomføre dette på en god måte. Vi pratet med Visma om hvordan vi kunne sørge for en ryddig og riktig overgang. De kom da med en klar anbefaling; Kontakt MDE Sigma og bruk dem i denne prosessen, forteller Larsen. 

Videre forteller hun at verdien av å ha et kompetent selskap i ryggen, både som sparringspartner, men også til å utføre kritiske oppgaver i lønnssystemet, har vært viktig for Hallgruppen. 

Hun drar frem de mange potensielle fallgruvene man kan havne i, om man velger å implementere et nytt lønnssystem inhouse

 – Vår lærdom var at det finnes langt flere elementer man må ta hensyn til, enn vi trodde på forhånd. Det kan være endringer i regelverk man må være oppdatert på, nye funksjoner i systemet man må sette seg inn i, og mye mer. Og alt dette på et område man ikke har råd til feilskjær på; Lønn, sier Larsen. 

– Fagekspertise på lønn og lønnssystemer er avgjørende 

Hun sikter til den lite føyelige praksisen for utsendelse av lønn og ikke minst et regelverk som til tider kan være vanskelig å tolke, og vanskelig å holde seg oppdatert på, med de endringene og justeringene som stadig kommer. 

– Lønn tuller man ikke med. Det skal betales ut på en spesifikk dato, og konsekvensene er store om man roter med dette, både for bedriften, men først og fremst for de ansatte. Ekspertisen i MDE Sigma var viktig for oss når vi skulle implementere Visma Payroll og få dette opp å gå, samtidig som vi måtte klare å kjøre ut de første lønningene i tide og på riktig vis, forklarer Larsen. 

MDE Sigma bistod Hallgruppen og Larsen med alt fra installasjon, veiledning, overføring av data og til å kjøre gjennom de første rundene med lønn.  

Marianne Larsen, account manager i Hallgruppen
Marianne Larsen, account manager i Hallgruppen

– Det finnes svært mange som ikke er klare over kompleksiteten i det å implementere et nytt lønns- eller regnskapssystem.

– Det finnes svært mange som ikke er klare over kompleksiteten i det å implementere et nytt lønns- eller regnskapssystem.

Lars Brakestad: - Ikke uvanlige problemstillinger 

Lars Brakestad i MDE Sigma er en av ressursene som jobber med Larsen og Hallgruppen. For han var dette en kjent problemstilling. 

– Vi møter disse utfordringene og behovene hver gang. Det finnes svært mange som ikke er klare over kompleksiteten i det å implementere et nytt lønns- eller regnskapssystem. Som Larsen påpeker, er spesielt lønn et område man ikke ønsker feil eller forsinkelser i. Det må gjøres til riktig tid og på riktig måte, og det kommer med store potensielle farer for å gjøre feil, sier Brakestad og fortsetter: 

 

– Dessverre er det mange bedrifter der ute som brenner seg på dette. De velger å utføre prosessene selv, og ser i etterkant at det ble for vanskelig. Da kan skaden allerede ha skjedd. Min klare oppfordring til bedrifter der ute som skal bytte lønn- eller regnskapssystemer. Prat med et regnskapsbyrå først. 

 

Kunnskap og proaktivitet er viktig 

Larsen peker spesielt på en viktig faktor i denne hektiske fasen. 

– Mye var nytt, og for meg var det svært viktig og betryggende å vite at jeg hadde MDE Sigma med meg. Jeg opplevde virkelig at de var proaktive, kom med forslag og løsninger uoppfordret, og at de gav meg smarte råd som gjorde at jeg nå kan jobbe mer effektivt. Lurer jeg på noe, får jeg svar med en gang. For meg ble det en veldig trygghet i overgangen fra Mamut til Visma Payroll, sier Larsen. 

 

Hun kommer med et konkret eksempel som viste seg å være spesielt viktig; rapportering i forbindelse med a-melding. Hun forklarer at det gamle og nye systemet i starten rapporterte dobbelt, og at det her var avgjørende med kompetansen hos MDE Sigma, som både kunne identifisere - og fikse opp i problemene. 

Larsen forklarer videre at Hallgruppen også skal over i nye regnskapssystemer om kort tid. Hun er ikke i tvil om hvem hun skal ha i ryggen når disse skal implementeres. 

– Da blir det fort en telefon over til MDE Sigma for å få bistand til integrasjoner og overganger og samtidig få smarte råd til hvordan vi kan gjøre prosessen effektiv og ikke minst utnytte de nye programmene best mulig, sier Larsen. 

 

Derfor bør du bruke eksterne spesialister 

Larsen mener bestemt at alle firma som har en del ansatte og mye å gjøre, ikke vil ha tid til å sette seg inn i alt det eksterne spesialister kan. 

– Om man er mange ansatte, er det så utrolig mye å sette seg inn i – og ikke minst; holde seg løpende oppdatert på til enhver tid. Man må ha hjelp til å få alt på plass og for å gjøre det riktig, er min klare opplevelse. 

Jeg vil også trekke frem en annen positiv opplevelse med MDE Sigma i denne perioden, som jeg mener er viktig: Menneskene. De er hyggelige, hjelpsomme og proaktive. Man merker at de bryr seg og setter seg inn i din situasjon. 

De finner svar på spørsmål – også på de spørsmålene de ikke nødvendigvis har svarene på der og da. Slikt merker man som kunde, sier Larsen og fortsetter:  

– Jeg ville anbefalt MDE Sigma for bedrifter som enten skal bytte lønnssystem, eller som har andre behov knyttet til dette fagfeltet. Man får rask og kompetent hjelp. Dette var utrolig viktig for oss. 

 

Delivering expertise

Vil du ha en bedre regnskapshverdag?